Doanh nhân nước ngoài nên biết gì về văn hóa kinh doanh của Nhật Bản?

Bài viết này được dịch từ bản gốc tiếng Nhật. Khi hai bản có điểm khác nhau, bản tiếng Nhật là bản chuẩn. Đọc bản gốc tiếng Nhật（日本語版を読む）

Đây là trường hợp tư vấn như thế nào?

Tổng hợp các tập quán thương mại mà doanh nhân nước ngoài đang bắt đầu hoặc đã triển khai kinh doanh tại Nhật Bản nên hiểu rõ.

Văn hóa kinh doanh của Nhật Bản đa dạng tùy theo ngành nghề, khu vực, thế hệ, v.v. Nội dung dưới đây được giới thiệu như một xu hướng chung, không áp dụng cho mọi tình huống.

Cần lễ nghĩa và khiêm tốn đến mức nào?

Cách chào hỏi khi gặp lần đầu, phép tắc trao đổi danh thiếp, và cách dùng từ ngữ thể hiện sự tôn trọng là bước đầu tiên để xây dựng quan hệ tin cậy.

Trong môi trường kinh doanh Nhật Bản, sự lễ phép và khiêm tốn được coi trọng rất cao.

• Dùng từ ngữ lịch sự：bạn cần sử dụng đúng loại kính ngữ (尊敬語 - kính ngữ tôn trọng, 謙譲語 - kính ngữ khiêm nhường) tùy theo đối phương và tình huống.
• Trao đổi danh thiếp：trao và nhận bằng hai tay một cách lịch sự, đồng thời chú ý xác nhận rõ tên công ty và chức vụ của đối phương. Thông thường, danh thiếp nhận được không cất ngay mà để trên bàn trong suốt buổi đàm phán.
• Thái độ khiêm tốn：thay vì khoe khoang thành tích hay năng lực bản thân, cách tiếp cận khiêm tốn với đối phương thường được ưa chuộng hơn.

Văn hóa tổ chức của Nhật Bản có đặc điểm gì?

Chế độ thâm niên (年功序列) và tính tập thể vẫn còn ăn sâu; việc ra quyết định mất nhiều thời gian, nhưng sau khi đã quyết thì khả năng thực thi lại rất cao.

Ở nhiều doanh nghiệp lớn của Nhật Bản, văn hóa 年功序列 (chế độ thâm niên) và chủ nghĩa tập thể vẫn còn ăn sâu cho đến nay.

• 年功序列 (chế độ thâm niên)：không chỉ năng lực cá nhân, mà cả độ tuổi và số năm công tác cũng có thể ảnh hưởng đến việc thăng chức và đãi ngộ.
• Chủ nghĩa tập thể：có xu hướng coi trọng ý kiến của cả nhóm hoặc tổ chức hơn là ý kiến cá nhân. Việc ra quyết định có thể mất thời gian, nhưng một khi đã quyết định thì toàn bộ tổ chức sẽ cùng thực hiện.
• 報連相 (ho-ren-so: báo cáo - liên lạc - trao đổi)：việc báo cáo, liên lạc, trao đổi phù hợp với cấp trên và đồng nghiệp được coi là rất quan trọng để công việc diễn ra suôn sẻ.

Nên xây dựng quan hệ tin cậy như thế nào?

Coi trọng việc xây dựng quan hệ lâu dài hơn là lợi ích ngắn hạn, và tích lũy lòng tin theo thời gian.

• Xây dựng quan hệ tin cậy：cần thời gian để xây dựng quan hệ tin cậy với đối tác, nhưng một khi đã có được lòng tin, khả năng trở thành đối tác kinh doanh lâu dài sẽ tăng lên.
• 根回し (nemawashi)：việc trao đổi ý kiến và điều chỉnh trước giữa những người liên quan, trước khi diễn ra cuộc họp chính thức — gọi là "根回し" — có thể coi là một quá trình quan trọng giúp việc ra quyết định diễn ra suôn sẻ.
• 義理人情 (giri-ninjo: nghĩa lý và tình cảm)：trong kinh doanh, không chỉ hợp đồng mang tính hình thức mà đôi khi cả những mối liên kết tình cảm như nghĩa lý và tình người cũng được coi trọng.

Cần chú ý đến giờ giấc và chi tiết ở mức độ nào?

Việc đúng giờ, chú trọng chi tiết, và cuối cùng là xác nhận bằng văn bản được coi là biểu hiện của ý thức chuyên nghiệp.

• Đúng giờ：tuân thủ nghiêm ngặt giờ họp và thời hạn giao việc là điều cơ bản. Việc đến muộn được coi là gây phiền hà lớn cho đối phương.
• Chú trọng chi tiết：thái độ tỉ mỉ đến từng chi tiết, từ việc soạn tài liệu đến chất lượng sản phẩm, đôi khi được đánh giá cao. Đó là vì nhiều người làm việc với niềm tự hào về công việc của mình.
• Coi trọng văn bản：thỏa thuận bằng lời nói cũng quan trọng, nhưng cuối cùng hợp đồng và xác nhận bằng văn bản vẫn được coi trọng hơn.

Có nên tham gia các buổi nhậu hay giao lưu không?

Trừ khi có lý do đặc biệt, việc tích cực tham gia được coi là điều nên làm.

Các buổi nhậu hay giao lưu ngoài giờ làm việc được coi là cơ hội kết nối quan trọng để tăng cường giao tiếp với đồng nghiệp và đối tác.

• Khuyến khích tham gia：trừ khi có lý do đặc biệt, việc tích cực tham gia được coi là điều nên làm.
• Hành xử phù hợp hoàn cảnh：hãy giữ chừng mực và chú ý không làm đối phương khó chịu.
• Cơ hội giao tiếp：đây là dịp tốt để nói về những điều khó chia sẻ trong công việc thường ngày, trong bầu không khí thoải mái hơn.

Cần lưu ý điều gì để thành công tại Nhật Bản?

4 điều: thái độ ham học hỏi, giao tiếp cẩn trọng, đối tác đáng tin cậy, và sự kiên nhẫn.

1. Chủ động học hỏi：hãy tích cực tìm hiểu và cố gắng hiểu văn hóa và tập quán kinh doanh của Nhật Bản.
2. Coi trọng giao tiếp：chú ý không chỉ đến lời nói mà cả giao tiếp phi ngôn ngữ (biểu cảm, thái độ, v.v.).
3. Tìm đối tác đáng tin cậy：điều quan trọng là tìm được các chuyên gia am hiểu tình hình kinh doanh tại Nhật Bản như luật sư, kế toán viên, 行政書士 (certified administrative procedures legal specialist - gyoseishoshi), cũng như những đối tác kinh doanh đáng tin cậy.
4. Kiên nhẫn xây dựng quan hệ：kinh doanh tại Nhật Bản coi trọng tầm nhìn dài hạn. Đừng vội vàng, hãy từ từ xây dựng quan hệ tin cậy.

Bạn cần hiểu sự khác biệt với văn hóa kinh doanh ở nước mình và có thái độ linh hoạt để thích ứng. Đôi khi có thể bạn sẽ cảm thấy bối rối, nhưng nếu hiểu và chủ động tiếp thu những đặc điểm này, bạn hoàn toàn có thể đưa việc kinh doanh tại Nhật Bản đến thành công.

Câu hỏi thường gặp

Bài viết liên quan

• Doanh nhân người nước ngoài có thể sử dụng trợ cấp và vay vốn của Nhật Bản không?
• Ngân hàng nào phù hợp cho tài khoản pháp nhân của chủ doanh nghiệp người nước ngoài?
• Làm sao để phát huy thế mạnh riêng có của một chủ doanh nghiệp người nước ngoài?
• Điểm chung của những người khởi nghiệp thành công tại Nhật Bản bằng visa 経営管理 là gì?

Bài viết này cung cấp thông tin chung. Quy định về nhập cảnh và cư trú có thể thay đổi, và kết quả còn tùy thuộc vào hoàn cảnh của từng người. Vui lòng xem trang web của 出入国在留管理庁 hoặc hỏi ý kiến chuyên gia có chuyên môn.
Trang này là bản dịch của Đọc bản gốc tiếng Nhật（日本語版を読む）. Khi hai bản khác nhau, bản tiếng Nhật là bản chuẩn.