Làm thế nào để lấy các giấy tờ ở nước ngoài cần cho hồ sơ xin 帰化 (naturalization)?
一般社団法人 外国人雇用支援機構 (FESO) ／ Đăng ngày ／ Cập nhật lần cuối
Bài viết này được dịch từ bản gốc tiếng Nhật. Khi hai bản có điểm khác nhau, bản tiếng Nhật là bản chuẩn.
Đọc bản gốc tiếng Nhật（日本語版を読む）
Câu trả lời
Khi làm hồ sơ xin 帰化 (naturalization), bạn có thể được yêu cầu nộp các giấy tờ do nước gốc cấp như giấy khai sinh, giấy đăng ký kết hôn. Loại giấy tờ cần thiết và số lượng bản khác nhau tùy theo quốc tịch và hoàn cảnh gia đình. Điều quan trọng trước tiên là xác nhận hướng dẫn của 法務局 (Legal Affairs Bureau), và bắt đầu sớm vì việc này thường mất nhiều thời gian.
Đây là trường hợp tư vấn như thế nào?
Bài hướng dẫn dành cho những ai đang gặp khó khăn trong việc thu thập giấy tờ phải lấy từ nước gốc khi làm hồ sơ xin 帰化.
Loại tư vấn: lấy giấy tờ ở nước ngoài cần cho hồ sơ xin 帰化
Hoàn cảnh: đang chuẩn bị hồ sơ xin 帰化 và được yêu cầu nộp giấy tờ do nước gốc cấp.
Điều muốn biết: cần những giấy tờ nước ngoài nào. Nộp đơn xin cấp ở đâu, như thế nào. Có cần dịch thuật và hợp pháp hóa hay không.
Cần những giấy tờ nước ngoài nào?
Giấy khai sinh và giấy đăng ký kết hôn là những giấy tờ tiêu biểu, nhưng giấy tờ cần thiết khác nhau tùy theo quốc tịch và hoàn cảnh gia đình.
Dưới đây là những giấy tờ nước ngoài chính mà bạn có thể được yêu cầu nộp khi làm hồ sơ xin 帰化. Tuy nhiên giấy tờ cụ thể có thể khác nhau tùy theo quốc tịch và hoàn cảnh gia đình, vì vậy hãy luôn làm theo hướng dẫn của 法務局.
Giấy khai sinh: giấy tờ công chứng chứng minh việc sinh của bạn.
Giấy đăng ký kết hôn: giấy tờ công chứng chứng minh quan hệ hôn nhân (nếu đã kết hôn).
Giấy chứng nhận ly hôn: cần thiết nếu bạn từng có tiền sử ly hôn.
Giấy chứng tử: đôi khi cần thiết nếu người thân (ví dụ vợ/chồng, cha mẹ) đã qua đời.
Giấy chứng nhận quan hệ thân tộc: giấy tờ công chứng chứng minh quan hệ giữa bạn và người thân. Tùy quốc gia có thể cần nhiều loại giấy tờ.
Bản sao sổ hộ tịch của nước gốc: giấy chứng nhận theo chế độ hộ tịch của nước gốc (nếu nước đó có chế độ này).
Giấy xác nhận không có tiền án tiền sự: giấy tờ công chứng chứng minh bạn không có tiền án tiền sự tại nước gốc (có thể được yêu cầu nộp).
Vì sao việc lấy giấy tờ nước ngoài lại mất nhiều công sức?
Ngoài khác biệt về ngôn ngữ và chế độ, việc gửi thư bị chậm trễ và thủ tục hợp pháp hóa chồng lên nhau khiến thời gian kéo dài hơn dự kiến.
Rào cản ngôn ngữ: về cơ bản, việc nộp đơn và hỏi thông tin phải thực hiện bằng ngôn ngữ địa phương.
Khác biệt về chế độ: chế độ cấp giấy tờ và mẫu đơn giữa Nhật Bản và nước gốc có thể khác nhau rất nhiều.
Chậm trễ, thất lạc khi gửi thư: bưu điện quốc tế thường mất nhiều thời gian hơn bưu điện trong nước, và rủi ro thất lạc cũng cao hơn.
Thủ tục hợp pháp hóa: để xác nhận tính xác thực của giấy tờ nước ngoài, cơ quan công quyền Nhật Bản có thể yêu cầu giấy chứng nhận dịch thuật, hợp pháp hóa Apostille, hoặc hợp pháp hóa lãnh sự.
Chi phí: việc cấp và gửi giấy tờ thường phát sinh lệ phí, tùy quốc gia có thể khá cao.
Thiếu thông tin: có thể không có đủ thông tin bằng tiếng Nhật về cách nộp đơn.
Lấy giấy tờ nước ngoài theo trình tự nào?
Bắt đầu từ việc xác định giấy tờ cần thiết, sau đó tiến hành lần lượt các bước xin cấp, nhận, dịch thuật và hợp pháp hóa.
Trình tự thông thường như sau. Tuy nhiên thủ tục khác nhau nhiều tùy theo từng quốc gia nên chỉ mang tính tham khảo.
Xác định giấy tờ cần thiết và thu thập thông tin: nắm chính xác loại giấy tờ và số lượng bản theo hướng dẫn của 法務局.
Chuẩn bị đơn xin cấp: nhiều cơ quan yêu cầu đơn xin cấp để phát hành giấy chứng nhận. Có trường hợp tải được từ trang web, có trường hợp phải gửi thư xin. Hãy điền chính xác.
Chuẩn bị các giấy tờ cần thiết: ngoài đơn xin cấp, có thể cần giấy tờ tùy thân (ví dụ bản sao hộ chiếu), lệ phí, phong bì hồi âm (có trường hợp cần tem hồi âm quốc tế).
Nộp đơn: nộp cho cơ quan liên quan tại nước gốc. Cách nộp khác nhau tùy cơ quan, có thể là gửi thư, nộp trực tuyến hoặc nộp tại quầy. Nếu gửi thư, nên dùng phương thức có thể theo dõi (như EMS) để yên tâm hơn.
Nhận giấy tờ: nhận qua đường bưu điện hoặc trực tuyến. Nếu qua bưu điện, cần tính đến thời gian chờ nhận.
Dịch thuật: nếu giấy tờ nước ngoài đã lấy được ghi bằng ngôn ngữ khác tiếng Nhật, bắt buộc phải dịch sang tiếng Nhật. Thông thường cần đính kèm bản dịch có chữ ký hoặc ghi tên người dịch. Người dịch thường không cần có chứng chỉ đặc biệt, nhưng nên nhờ người dịch đáng tin cậy, hoặc nếu tự dịch thì cần đảm bảo độ chính xác. Có trường hợp cần giấy chứng nhận dịch thuật.
Thủ tục hợp pháp hóa (nếu cần): nếu 法務局 có hướng dẫn, thực hiện thủ tục hợp pháp hóa đối với giấy tờ nước ngoài đã lấy được.
Các nơi có thể tìm thông tin
Trang web của cơ quan liên quan tại nước gốc: kiểm tra thủ tục cấp giấy chứng nhận và giấy tờ cần thiết tại cơ quan đăng ký khai sinh, cơ quan quản lý hộ tịch, cơ quan cảnh sát, v.v.
Đại sứ quán, lãnh sự quán tại Nhật Bản: liên hệ đại sứ quán hoặc lãnh sự quán của nước gốc tại Nhật Bản, có thể nhận được thông tin bằng tiếng Nhật hoặc tiếng Anh. Một số nơi còn cung cấp dịch vụ xin cấp thay.
Dịch vụ dịch thuật đáng tin cậy: một số công ty dịch thuật cũng cung cấp dịch vụ xin cấp thay giấy tờ nước ngoài.
Cộng đồng trên internet: có thể tham khảo thông tin của những người cùng quốc tịch đã từng trải qua 帰化. Tuy nhiên hãy tự mình xác minh độ chính xác của thông tin.
Hợp pháp hóa Apostille và hợp pháp hóa lãnh sự
Hợp pháp hóa Apostille: là chứng nhận áp dụng cho công văn do quốc gia thành viên Công ước La Hay cấp. Xin cấp tại cơ quan chỉ định như Bộ Ngoại giao của nước gốc.
Hợp pháp hóa lãnh sự: là chứng nhận áp dụng cho công văn do quốc gia không phải thành viên Công ước La Hay cấp. Thực hiện tại cơ quan đại diện Nhật Bản ở nước ngoài (đại sứ quán hoặc tổng lãnh sự quán) đặt tại nước gốc, hoặc tại đại sứ quán, lãnh sự quán của nước gốc đặt tại Nhật Bản.
Việc có cần hợp pháp hóa hay không tùy thuộc vào quốc tịch và loại giấy tờ nộp, vì vậy hãy luôn xác nhận với 法務局.
Có thể làm gì để mọi việc diễn ra suôn sẻ?
Bắt đầu sớm và quản lý hồ sơ ghi chép là biện pháp tốt nhất để tránh phải làm lại do chậm trễ.
Bắt đầu sớm: việc lấy giấy tờ nước ngoài thường mất nhiều thời gian, vì vậy hãy bắt đầu thủ tục sớm, song song với việc chuẩn bị hồ sơ xin 帰化.
Cân nhắc nhiều cách khác nhau: ngoài việc tự nộp đơn trực tiếp, hãy cân nhắc cả sự hỗ trợ của đại sứ quán, lãnh sự quán hoặc dịch vụ làm thay.
Giữ lại bản sao: nên photo lại giấy tờ đã lấy được để phòng trường hợp cần thiết.
Hỏi thông tin cụ thể: khi liên hệ cơ quan liên quan, hãy nói rõ loại giấy tờ cần thiết và thông tin của người nộp đơn (họ tên, ngày sinh, v.v.).
Ghi chép lại: ghi lại ngày nộp đơn, ngày hỏi thông tin, ngày gửi thư... sẽ tiện lợi khi cần kiểm tra lại sau này.
Câu hỏi thường gặp
Hồ sơ xin 帰化 cần những giấy tờ nước ngoài nào?
Bạn có thể được yêu cầu nộp giấy khai sinh, giấy đăng ký kết hôn, giấy chứng nhận ly hôn, giấy chứng tử, giấy chứng nhận quan hệ thân tộc, bản sao sổ hộ tịch của nước gốc, giấy xác nhận không có tiền án tiền sự, v.v. Tuy nhiên giấy tờ cụ thể khác nhau tùy quốc tịch và hoàn cảnh gia đình, vì vậy hãy luôn làm theo hướng dẫn của 法務局.
Giấy tờ nước ngoài đã lấy được có cần dịch sang tiếng Nhật không?
Nếu ghi bằng ngôn ngữ khác tiếng Nhật thì bắt buộc phải dịch sang tiếng Nhật. Thông thường cần đính kèm bản dịch có chữ ký hoặc ghi tên người dịch. Người dịch thường không cần có chứng chỉ đặc biệt, nhưng có trường hợp cần giấy chứng nhận dịch thuật.
Hợp pháp hóa Apostille khác gì với hợp pháp hóa lãnh sự?
Hợp pháp hóa Apostille là chứng nhận áp dụng cho công văn do quốc gia thành viên Công ước La Hay cấp, xin cấp tại cơ quan chỉ định như Bộ Ngoại giao của nước gốc. Hợp pháp hóa lãnh sự là chứng nhận áp dụng cho công văn do quốc gia không phải thành viên cấp, thực hiện tại cơ quan đại diện Nhật Bản ở nước ngoài đặt tại nước gốc, hoặc tại đại sứ quán, lãnh sự quán của nước gốc đặt tại Nhật Bản.
Nên bắt đầu lấy giấy tờ nước ngoài từ khi nào?
Nên bắt đầu càng sớm càng tốt, song song với việc chuẩn bị hồ sơ xin 帰化. Vì bưu điện quốc tế chậm trễ cộng với thủ tục hợp pháp hóa chồng lên nhau thường khiến thời gian kéo dài hơn dự kiến.
Bài viết này cung cấp thông tin chung. Quy định về nhập cảnh và cư trú có thể thay đổi, và kết quả còn tùy thuộc vào hoàn cảnh của từng người. Vui lòng xem trang web của 出入国在留管理庁 hoặc hỏi ý kiến chuyên gia có chuyên môn.
Trang này là bản dịch của Đọc bản gốc tiếng Nhật（日本語版を読む）. Khi hai bản khác nhau, bản tiếng Nhật là bản chuẩn.
