Artikel ini adalah terjemahan dari naskah asli berbahasa Jepang. Apabila terdapat perbedaan, naskah berbahasa Jepang yang berlaku. Baca naskah asli bahasa Jepang（日本語版を読む）
Fakta bahwa karyawan tetap resign saat pemeriksaan berlangsung pada dasarnya harus segera dilaporkan (dengan menyerahkan dokumen koreksi/pelengkap) kepada 地方出入国在留管理局 (Regional Immigration Services Bureau). Jika tidak dilaporkan dan baru terungkap melalui investigasi resmi atau permintaan dokumen tambahan, permohonan dapat dianggap sebagai permohonan palsu, sehingga risiko penolakan menjadi sangat tinggi. Dalam praktiknya, pelaporan harus selalu disertai dengan dokumen yang menunjukkan langkah berikutnya.
Konsultasi mengenai satu-satunya karyawan tetap yang baru direkrut sesaat sebelum pengajuan perpanjangan, namun resign saat pemeriksaan berlangsung.
Karena pemeriksaan didasarkan pada fakta pada saat izin diberikan, dan fakta resign kemungkinan besar tetap diketahui melalui data pelaporan.
Pemeriksaan izin tinggal dilakukan berdasarkan fakta pada saat izin diberikan.
Pada saat pengajuan 18 Mei (5月18日), fakta “ada 1 karyawan tetap” memang benar dan dokumen diajukan berdasarkan fakta itu, sehingga permohonan saat itu sendiri tidak ada kekurangan. Namun karena prasyarat tersebut hilang di tengah pemeriksaan, kini ada perbedaan antara keadaan sekarang dan dokumen yang telah diserahkan.
Sebagai kewajiban hukum, perusahaan harus mengajukan “laporan penerimaan penduduk jangka menengah-panjang (berakhirnya kontrak)” (中長期在留者の受入れに関する届出) dalam 14 hari sejak karyawan resign. Karena petugas pemeriksa dapat melihat data sistem ini kapan saja, meskipun perusahaan tidak melapor, fakta resign kemungkinan besar tetap diketahui.
Membiarkannya tanpa melapor sendiri, lalu baru menjelaskan “sebenarnya sudah resign” setelah datang permintaan dokumen tambahan seperti “tolong serahkan daftar kepesertaan asuransi sosial saat ini”, akan sangat memperburuk kesan petugas pemeriksa. Karena itu, dalam praktiknya pelaporan mandiri harus selalu disertai dengan penyampaian langkah berikutnya.
Ini tidak langsung membuat permohonan ditolak, tetapi kerugian terbesarnya adalah menurunnya kredibilitas rencana usaha.
Dalam penerapan undang-undang yang telah direvisi, terhadap pengusaha yang sudah ada, tidak langsung ditolak hanya karena belum sepenuhnya memenuhi standar baru. Sebaliknya, diberikan langkah bertahap (seperti masa pemantauan dengan periode izin tinggal 1 tahun) dengan mengutamakan kewajaran dan kelayakan rencana usaha ke depan.
Kerugian terbesarnya adalah runtuhnya landasan rencana usaha yang diajukan — yaitu “akan mempekerjakan orang dan memperluas skala usaha ke depan” — di tengah pemeriksaan. Hal ini menjadi faktor yang membuat pemeriksaan dilakukan lebih hati-hati, dengan pertanyaan seperti “apakah sistem ketenagakerjaan dan pengelolaan perusahaan ini benar-benar baik-baik saja” atau “kelayakan rencana ini diragukan”.
Langkah transisi disediakan untuk permohonan perpanjangan yang diajukan sampai hari genap 3 tahun sejak tanggal berlakunya aturan.
Bagi yang sudah tinggal dengan status 「経営・管理」, jika mengajukan 在留期間更新許可申請 sampai hari genap 3 tahun sejak tanggal berlakunya aturan, yaitu 16 Oktober 2028 (令和10年10月16日), keputusan izin atau tidaknya akan diambil dengan mempertimbangkan keadaan usaha dan prospek pemenuhan standar izin baru, meskipun belum sepenuhnya memenuhi standar izin setelah perubahan.
Selain itu, dalam pemeriksaan, terkadang diminta penyerahan dokumen yang telah dievaluasi oleh ahli di bidang manajemen usaha.
Untuk 在留期間更新許可申請 yang diajukan setelah 3 tahun sejak tanggal berlakunya aturan terlewati, permohonan harus memenuhi standar izin setelah perubahan.
Bersamaan dengan dokumen pelaporan, tunjukkan bukti bahwa Anda sedang menjalankan salah satu dari: perekrutan karyawan tetap berikutnya, penambahan modal, atau pemindahan kantor.
Hanya melaporkan “sudah resign” saja bisa memberikan kesan negatif. Sampaikan dokumen pelaporan (surat penjelasan) bersamaan dengan bukti bahwa Anda sedang menjalankan salah satu langkah berikut.
Mulai perekrutan karyawan berikutnya segera melalui Hello Work, situs lowongan kerja, atau agen penyalur.
Tunjukkan dengan data objektif bahwa “karyawan sebelumnya resign karena masalah yang tidak terduga, namun untuk menempatkan karyawan tetap sesuai rencana usaha, saat ini sedang segera dilakukan aktivitas perekrutan berikutnya, dan ada niat untuk tidak membiarkan sistem manajemen usaha kosong”.
Jika dana yang tersedia atau kiriman uang dari negara asal cukup, memulai prosedur penambahan modal menjadi 30 juta yen (3,000万円) juga merupakan pilihan yang kuat. Serahkan salinan sertifikat pendaftaran (登記簿謄本) atau risalah rapat yang menunjukkan bahwa “prosedur penambahan modal untuk memperkuat landasan usaha sudah dimulai (atau selesai)”.
Perlu dicatat, dalam standar izin setelah perubahan, total modal/penyertaan minimal 30 juta yen (3,000万円) dan mempekerjakan minimal 1 karyawan tetap bukanlah pilihan salah satu, melainkan keduanya wajib dipenuhi. Melakukan penambahan modal tidak berarti kebutuhan karyawan tetap menjadi tidak perlu, sehingga lakukan bersamaan dengan Langkah A.
Jika tetap menggunakan rumah sekaligus kantor, ada kemungkinan dinilai tidak memiliki ruang yang memadai untuk mempekerjakan karyawan tetap secara stabil. Melaporkan bahwa Anda sedang mencari properti berikutnya (kontrak sewa) juga menjadi bukti keseriusan bisnis Anda.
Tuliskan secara jujur dan tanpa berlebihan 3 hal: fakta resign, penjelasan singkat penyebabnya, dan rencana ke depan.
Masalah dengan karyawan atau resign mendadak adalah tantangan nyata yang tidak dapat dihindari bahkan oleh pengusaha Jepang sekalipun. Yang penting adalah seberapa cepat dan jujur seorang pengusaha melapor serta mengambil langkah berikutnya ketika masalah tak terduga terjadi.
Karena resign kali ini, kemungkinan besar periode izin tinggal berikutnya menjadi 1 tahun, bukan 3 tahun, tetapi jika ditangani dengan tepat, dapat dicegah status izin tinggal itu sendiri ditolak. Pertama-tama, lakukan dengan benar prosedur administratif berakhirnya kontrak kerja (penerbitan sertifikat berhenti kerja, 中長期在留者の受入れに関する届出), dan mulailah secara paralel tindakan perekrutan berikutnya atau penambahan modal.
Jika terungkap melalui investigasi resmi atau permintaan dokumen tambahan, permohonan dianggap sebagai permohonan palsu, sehingga risiko penolakan menjadi sangat tinggi. Karena perusahaan juga memiliki kewajiban melapor berakhirnya kontrak, fakta resign kemungkinan besar tetap diketahui.
Perusahaan harus mengajukan “laporan penerimaan penduduk jangka menengah-panjang (berakhirnya kontrak)” (中長期在留者の受入れに関する届出) dalam 14 hari sejak karyawan resign.
Tidak selalu ditolak. Bagi pengusaha yang sudah ada, langkah transisi disediakan untuk permohonan perpanjangan sampai 16 Oktober 2028 (令和10年10月16日), dan keputusan izin diambil dengan mempertimbangkan keadaan usaha serta prospek pemenuhan standar baru.
Selain surat penjelasan, lampirkan salinan iklan lowongan kerja atau surat pemberitahuan diterima yang menunjukkan aktivitas perekrutan berikutnya; jika sedang melakukan penambahan modal, sertakan sertifikat pendaftaran atau risalah rapat; jika sedang mempertimbangkan pindah kantor, sertakan dokumen properti, dan lain-lain.
Artikel ini memuat informasi umum. Aturan keimigrasian dapat berubah dan hasilnya bergantung pada keadaan masing-masing orang. Silakan periksa situs web 出入国在留管理庁 atau berkonsultasi dengan ahli yang berkompeten.
Halaman ini adalah terjemahan dari Baca naskah asli bahasa Jepang（日本語版を読む）. Apabila terdapat perbedaan, naskah berbahasa Jepang yang berlaku.