Apa yang harus disiapkan perusahaan untuk permohonan baru visa kerja?
一般社団法人 外国人雇用支援機構 (FESO) ／ Diterbitkan ／ Terakhir diperbarui
Artikel ini adalah terjemahan dari naskah asli berbahasa Jepang. Apabila terdapat perbedaan, naskah berbahasa Jepang yang berlaku.
Baca naskah asli bahasa Jepang（日本語版を読む）
Jawaban
Pada permohonan baru visa kerja, bukan hanya kemampuan orang asing yang bersangkutan, sistem dan kestabilan pihak perusahaan penerima juga diperiksa secara ketat. Yang harus diperhatikan pihak perusahaan adalah kestabilan dan keberlanjutan perusahaan, kewajaran isi pekerjaan, kewajaran gaji, serta pelaksanaan kewajiban lapor dan sistem pengelolaan.
Konsultasi seperti apa ini?
Panduan bagi perusahaan yang baru pertama kali menerima karyawan asing, atau perusahaan yang baru berdiri, agar terhindar dari penolakan pada permohonan baru visa kerja.
Jenis konsultasi: perekrutan tenaga kerja asing (在留資格「技術・人文知識・国際業務」 (Engineer/Specialist in Humanities/International Services), dan lain-lain)
Jenis permohonan: permohonan baru visa kerja
Latar belakang: Pada perusahaan yang baru pertama kali menerima karyawan asing, atau perusahaan yang baru berdiri, tidak sedikit kasus permohonan baru visa kerja yang berujung pada penolakan.
Sudut pandang pemeriksaan: Bukan hanya kemampuan individu orang asing, sistem dan kestabilan pihak perusahaan penerima juga diperiksa secara ketat.
Isi yang dibahas: pembuktian kestabilan dan keberlanjutan perusahaan, pembuktian kewajaran pekerjaan, kewajaran gaji, sistem pengelolaan dan kepatuhan terhadap kewajiban lapor.
Bagaimana cara membuktikan kestabilan perusahaan?
Ditunjukkan melalui 2 hal: dokumen keuangan seperti laporan keuangan, dan kepastian bahwa kantor khusus usaha telah tersedia.
出入国在留管理庁 (Immigration Services Agency of Japan) memeriksa dengan ketat kestabilan dan keberlanjutan usaha perusahaan, untuk memastikan apakah orang asing dapat bekerja secara stabil dalam jangka panjang di Jepang.
Kesehatan kondisi keuangan
Perlu perhatian khusus terutama untuk perusahaan yang baru berdiri (kurang dari 3 tahun sejak pendirian), atau perusahaan yang terus mengalami kerugian.
Dokumen yang diserahkan Laporan keuangan terbaru (laporan laba rugi, neraca) diserahkan. Apabila baru saja didirikan dan belum memiliki laporan keuangan, wajib menyerahkan rencana usaha dan profil perusahaan, serta menunjukkan secara konkret prospek keberlanjutan usaha secara stabil ke depannya.
Penanganan jika mengalami kerugian Meskipun mengalami kerugian, perlu dijelaskan secara meyakinkan dalam 理由書 (written explanation) bahwa terdapat saldo tabungan yang cukup untuk menutupinya, atau terdapat rencana pemulihan usaha yang jelas.
Kepastian kantor dan realitas usaha
Kepastian kantor Diperlukan kantor khusus usaha tempat karyawan dapat bekerja setiap saat. Jika kantor menyatu dengan rumah tinggal, ruang khusus untuk usaha harus terpisah dengan jelas.
Kontrak sewa Pastikan kontrak sewa kantor mencantumkan status “untuk usaha” atau “untuk tempat tinggal sekaligus usaha”. Kontrak yang hanya berstatus “untuk tempat tinggal” berpotensi dinilai tidak memiliki realitas usaha.
Bagaimana cara menunjukkan kewajaran isi pekerjaan?
Menjelaskan secara logis keterkaitan antara pendidikan (bidang studi) atau pengalaman kerja orang yang direkrut dengan isi pekerjaan yang akan dilakukan di Jepang.
Pendidikan (bidang studi) atau pengalaman kerja orang asing yang direkrut, dengan isi pekerjaan yang akan dilakukan di Jepang, wajib berkaitan secara spesialis dan teknis.
Contoh Orang yang berkuliah jurusan ekonomi tidak dapat direkrut hanya sebagai pekerja lini produksi biasa. Yang bersangkutan harus dipekerjakan pada bidang khusus seperti akuntansi, perencanaan, atau penerjemahan.
Daftar periksa Penting untuk membuat surat alasan perekrutan yang mencantumkan isi pekerjaan secara konkret, dan menjelaskan keterkaitannya secara logis dengan cara yang dapat diterima oleh 出入国在留管理庁.
Berapa tingkat gaji yang sebaiknya diberikan?
Harus setara atau lebih tinggi dari gaji yang dibayarkan kepada orang Jepang untuk pekerjaan yang sama.
Risiko penolakan Jika gaji ditetapkan lebih rendah dari karyawan Jepang, hal ini dianggap sebagai “merekrut tenaga kerja asing dengan kondisi kerja yang tidak wajar”, sehingga permohonan ditolak.
Pembuktian Wajib dibuktikan bahwa jumlah gaji yang tercantum dalam kontrak kerja adalah wajar dibandingkan dengan tingkat gaji karyawan Jepang lainnya di perusahaan tersebut.
Bagaimana dengan kewajiban lapor dan sistem pengelolaan?
Akan diperiksa apakah pelaporan sebelumnya dilakukan dalam waktu 14 hari, dan penanggung jawab pengelolaan status izin tinggal harus dijelaskan dengan jelas.
Perusahaan yang mempekerjakan orang asing menanggung berbagai kewajiban lapor berdasarkan 入管法 (Immigration Control and Refugee Recognition Act). Perusahaan yang tidak melaksanakan kewajiban ini dianggap sebagai tempat penerima yang tidak sesuai.
Pelaksanaan kewajiban lapor sebelumnya Perusahaan yang pernah mempekerjakan karyawan asing sebelumnya akan diperiksa apakah pelaporan saat karyawan tersebut berhenti atau dipindahtugaskan (中長期在留者の受入れに関する届出, notification concerning the acceptance of a mid- to long-term resident) dilakukan dalam waktu 14 hari. Jika pelaporan diabaikan, kesadaran kepatuhan perusahaan dinilai rendah, dan hal ini berpotensi merugikan permohonan baru.
Kejelasan penanggung jawab Perlu dijelaskan dengan jelas departemen atau petugas yang menangani prosedur permohonan dan pengelolaan setelah karyawan bergabung, serta menunjukkan bahwa sistem pengelolaan status izin tinggal karyawan asing dijalankan secara bertanggung jawab.
Permohonan baru visa kerja diperiksa secara menyeluruh dari sudut pandang kestabilan perusahaan, kewajaran pekerjaan, dan kewajaran gaji. Khususnya bagi permohonan pertama kali atau perusahaan yang baru berdiri, memenuhi standar ini sendiri bukanlah hal yang mudah. Kunci keberhasilannya adalah memeriksa kondisi keuangan dan rencana perekrutan sejak awal, serta mengidentifikasi risiko penolakan sebelum mengajukan permohonan.
Pertanyaan yang sering diajukan
Apakah perusahaan yang baru berdiri tetap bisa mengajukan permohonan baru visa kerja?
Bisa, tetapi perlu kehati-hatian. Apabila baru saja didirikan dan belum memiliki laporan keuangan, wajib menyerahkan rencana usaha dan profil perusahaan, serta menunjukkan secara konkret prospek keberlanjutan usaha secara stabil ke depannya.
Apakah tidak masalah jika rumah dijadikan kantor?
Ruang khusus untuk usaha harus terpisah dengan jelas. Jika kontrak sewa hanya berstatus “untuk tempat tinggal”, hal ini berpotensi dinilai tidak memiliki realitas usaha.
Bagaimana cara menentukan gaji karyawan asing?
Harus setara atau lebih tinggi dari gaji yang dibayarkan kepada orang Jepang untuk pekerjaan yang sama. Jika gaji ditetapkan lebih rendah dari karyawan Jepang, permohonan akan ditolak.
Apakah kelalaian pelaporan sebelumnya memengaruhi permohonan baru?
Berpotensi berpengaruh. Jika pelaporan saat berhenti atau dipindahtugaskan tidak dilakukan dalam waktu 14 hari, kesadaran kepatuhan perusahaan dinilai rendah, dan hal ini dapat merugikan permohonan baru.
Artikel ini memuat informasi umum. Aturan keimigrasian dapat berubah dan hasilnya bergantung pada keadaan masing-masing orang. Silakan periksa situs web 出入国在留管理庁 atau berkonsultasi dengan ahli yang berkompeten.
Halaman ini adalah terjemahan dari Baca naskah asli bahasa Jepang（日本語版を読む）. Apabila terdapat perbedaan, naskah berbahasa Jepang yang berlaku.
