Doanh nghiệp cần chuẩn bị gì khi xin visa lao động mới lần đầu?
一般社団法人 外国人雇用支援機構 (FESO) ／ Đăng ngày ／ Cập nhật lần cuối
Bài viết này được dịch từ bản gốc tiếng Nhật. Khi hai bản có điểm khác nhau, bản tiếng Nhật là bản chuẩn.
Đọc bản gốc tiếng Nhật（日本語版を読む）
Câu trả lời
Khi xin visa lao động mới, không chỉ năng lực của bản thân người nước ngoài mà cơ chế và tính ổn định của doanh nghiệp tiếp nhận cũng bị xét duyệt nghiêm ngặt. Doanh nghiệp cần nắm rõ tính ổn định và liên tục của công ty, tính hợp lý của nội dung công việc, tính hợp lý của mức lương, và việc thực hiện nghĩa vụ khai báo cùng cơ chế quản lý.
Đây là trường hợp tư vấn như thế nào?
Hướng dẫn dành cho doanh nghiệp lần đầu tiếp nhận nhân viên nước ngoài hoặc mới thành lập, để tránh bị từ chối khi xin visa lao động mới.
Loại tư vấn: tuyển dụng nhân tài nước ngoài (在留資格「技術・人文知識・国際業務」(Engineer/Specialist in Humanities/International Services) v.v.)
Loại hồ sơ: xin visa lao động mới
Bối cảnh: đối với doanh nghiệp lần đầu tiếp nhận nhân viên nước ngoài, hoặc doanh nghiệp mới thành lập, không ít trường hợp bị từ chối trong thủ tục xin visa lao động mới.
Góc độ xét duyệt: không chỉ năng lực của cá nhân người nước ngoài, mà cơ chế và tính ổn định của doanh nghiệp tiếp nhận cũng bị xét duyệt nghiêm ngặt.
Nội dung đề cập: chứng minh tính ổn định và liên tục của công ty, chứng minh tính hợp lý của công việc, tính hợp lý của mức lương, cơ chế quản lý và việc tuân thủ nghĩa vụ khai báo.
Chứng minh tính ổn định của công ty như thế nào?
Chứng minh bằng 2 điểm: tài liệu tài chính như báo cáo quyết toán, và việc có văn phòng chuyên dụng cho hoạt động kinh doanh.
出入国在留管理庁 (Immigration Services Agency of Japan) kiểm tra nghiêm ngặt tính ổn định và liên tục của hoạt động kinh doanh, để xác nhận người nước ngoài có thể làm việc ổn định lâu dài tại Nhật Bản hay không.
Tình trạng tài chính lành mạnh
Đặc biệt, các doanh nghiệp mới thành lập (dưới 3 năm kể từ khi thành lập) hoặc đang thua lỗ liên tục cần lưu ý.
Tài liệu cần nộp Nộp báo cáo quyết toán gần nhất (báo cáo kết quả kinh doanh, bảng cân đối kế toán). Nếu vừa thành lập chưa có quyết toán, cần nộp kế hoạch kinh doanh hoặc giới thiệu công ty, và trình bày cụ thể triển vọng kinh doanh sẽ tiếp tục ổn định trong tương lai.
Ứng phó khi thua lỗ Ngay cả khi thua lỗ, cần giải thích thuyết phục trong 理由書 (written explanation) rằng có đủ số dư tiền gửi để bù đắp, hoặc có kế hoạch tái thiết kinh doanh rõ ràng.
Đảm bảo văn phòng và thực tế kinh doanh
Đảm bảo văn phòng Cần có văn phòng chuyên dụng cho hoạt động kinh doanh, nơi nhân viên có thể làm việc thường xuyên. Nếu là nhà ở kiêm văn phòng, cần có không gian chuyên dụng cho kinh doanh được phân chia rõ ràng.
Hợp đồng thuê Hãy xác nhận hợp đồng thuê văn phòng được ký với mục đích "dùng cho kinh doanh" hoặc "vừa ở vừa kinh doanh". Hợp đồng chỉ ghi "dùng để ở" có thể bị đánh giá là không có thực tế kinh doanh.
Chứng minh tính hợp lý của nội dung công việc như thế nào?
Giải thích một cách logic mối liên hệ giữa học vấn (chuyên ngành) hoặc kinh nghiệm làm việc của người được tuyển dụng với nội dung công việc sẽ làm tại Nhật Bản.
Học vấn (chuyên ngành) hoặc kinh nghiệm làm việc của người nước ngoài được tuyển dụng bắt buộc phải có liên quan về mặt chuyên môn, kỹ thuật với nội dung công việc sẽ làm tại Nhật Bản.
Ví dụ Không thể tuyển dụng người chuyên ngành kinh tế học chỉ để làm công nhân dây chuyền sản xuất thông thường. Cần cho họ đảm nhận công việc chuyên môn như kế toán, hoạch định, biên dịch.
Danh mục kiểm tra Điều quan trọng là lập hồ sơ giải trình lý do tuyển dụng ghi cụ thể nội dung công việc, và giải thích logic mối liên hệ sao cho 出入国在留管理庁 chấp nhận được.
Nên đặt mức lương ở mức nào?
Cần ở mức tương đương hoặc cao hơn mức lương trả cho người Nhật làm cùng công việc.
Rủi ro bị từ chối Nếu đặt mức lương thấp hơn nhân viên người Nhật, sẽ bị xem là "tuyển dụng nhân tài nước ngoài với điều kiện lao động không công bằng" và bị từ chối.
Chứng minh Cần chứng minh mức lương ghi trong hợp đồng lao động là hợp lý so với mức lương của các nhân viên người Nhật khác trong công ty.
Nghĩa vụ khai báo và cơ chế quản lý cần như thế nào?
Sẽ được xác nhận việc khai báo trong quá khứ có thực hiện trong vòng 14 ngày hay không, và cần làm rõ người phụ trách quản lý 在留資格.
Doanh nghiệp tuyển dụng người nước ngoài phải gánh vác các nghĩa vụ khai báo khác nhau theo 入管法 (Immigration Control and Refugee Recognition Act). Doanh nghiệp không thực hiện các nghĩa vụ này sẽ bị coi là nơi tiếp nhận không phù hợp.
Thực hiện nghĩa vụ khai báo trong quá khứ Doanh nghiệp từng có kinh nghiệm tuyển dụng nhân viên nước ngoài sẽ được xác nhận xem đã thực hiện khai báo khi nhân viên đó nghỉ việc hoặc thuyên chuyển (khai báo liên quan đến việc tiếp nhận người lưu trú trung dài hạn) trong vòng 14 ngày hay chưa. Nếu bỏ sót khai báo, sẽ bị đánh giá là ý thức tuân thủ pháp luật của doanh nghiệp thấp, khiến hồ sơ xin mới bất lợi.
Làm rõ người phụ trách Cần làm rõ bộ phận hoặc người phụ trách thủ tục xin visa và quản lý sau khi nhập công ty, và thể hiện rằng đã có cơ chế quản lý 在留資格 của nhân viên nước ngoài một cách có trách nhiệm.
Việc xin visa lao động mới được xét duyệt đa chiều từ các góc độ: tính ổn định của doanh nghiệp, tính hợp lý của công việc, tính hợp lý của mức lương. Đặc biệt đối với lần xin đầu tiên hoặc doanh nghiệp mới thành lập, việc tự mình vượt qua các tiêu chuẩn này không dễ dàng. Chìa khóa thành công là kiểm tra trước tình hình tài chính và kế hoạch tuyển dụng, xác định trước các rủi ro có thể bị từ chối.
Câu hỏi thường gặp
Công ty mới thành lập có thể xin visa lao động mới không?
Có thể, nhưng cần lưu ý. Nếu vừa thành lập chưa có quyết toán, cần nộp kế hoạch kinh doanh hoặc giới thiệu công ty, và trình bày cụ thể triển vọng kinh doanh sẽ tiếp tục ổn định trong tương lai.
Dùng nhà ở làm văn phòng có được không?
Cần có không gian chuyên dụng cho kinh doanh được phân chia rõ ràng. Nếu hợp đồng thuê chỉ ghi "dùng để ở", có thể bị đánh giá là không có thực tế kinh doanh.
Nên quyết định lương của nhân viên nước ngoài như thế nào?
Cần ở mức tương đương hoặc cao hơn mức lương trả cho người Nhật làm cùng công việc. Nếu đặt mức lương thấp hơn nhân viên người Nhật sẽ bị từ chối.
Bỏ sót khai báo trong quá khứ có ảnh hưởng đến hồ sơ xin mới không?
Có thể ảnh hưởng. Nếu không thực hiện khai báo khi nghỉ việc hoặc thuyên chuyển trong vòng 14 ngày, sẽ bị đánh giá là ý thức tuân thủ pháp luật của doanh nghiệp thấp, khiến hồ sơ xin mới bất lợi.
Bài viết này cung cấp thông tin chung. Quy định về nhập cảnh và cư trú có thể thay đổi, và kết quả còn tùy thuộc vào hoàn cảnh của từng người. Vui lòng xem trang web của 出入国在留管理庁 hoặc hỏi ý kiến chuyên gia có chuyên môn.
Trang này là bản dịch của Đọc bản gốc tiếng Nhật（日本語版を読む）. Khi hai bản khác nhau, bản tiếng Nhật là bản chuẩn.
