Khi bị yêu cầu đến trình diện vì xuất cảnh dài ngày, cần chuẩn bị những gì?
一般社団法人 外国人雇用支援機構 (FESO) ／ Đăng ngày ／ Cập nhật lần cuối
Bài viết này được dịch từ bản gốc tiếng Nhật. Khi hai bản có điểm khác nhau, bản tiếng Nhật là bản chuẩn.
Đọc bản gốc tiếng Nhật（日本語版を読む）
Câu trả lời
Buổi trình diện lần này nhiều khả năng là bước xác nhận cuối cùng, nhằm yêu cầu giải trình chi tiết về 7 tháng xuất cảnh dài ngày và xác nhận ý chí sinh sống ổn định tại Nhật trong thời gian tới. Hãy chuẩn bị tài liệu giải thích theo trình tự thời gian, tài liệu khách quan về dòng tiền chứng minh việc xây nhà mới và kết hôn, cùng tài liệu cho thấy công việc hiện tại ổn định và đã đóng thuế đầy đủ.
Đây là trường hợp tư vấn như thế nào?
Một người bị yêu cầu đến trình diện vì lý do xuất cảnh dài ngày, trong khi đang xin gia hạn sau khi chuyển việc.
Loại tư vấn: 技術・人文知識・国際業務 (Engineer/Specialist in Humanities/International Services)
Loại hồ sơ: 在留期間更新許可申請 (Application for Extension of Period of Stay), sau khi chuyển việc
Hoàn cảnh: quốc tịch Hàn Quốc. Đã nộp đơn xin gia hạn sau khi chuyển việc vào ngày 10 tháng 8 năm 2025 (2025年8月10日), thời gian lưu trú hết hạn vào ngày 10 tháng 10 năm 2025 (2025年10月10日), 特例期間 (grace period) kết thúc vào 12月10日. Trong 1 năm lưu trú, đã về quê hương khoảng 7 tháng để kết hôn và xây nhà mới.
Tài liệu đã nộp: giấy chứng nhận kết hôn, ảnh tiến độ xây dựng, 理由書 (written explanation). Nhận thấy tài liệu khách quan còn thiếu, sức thuyết phục về lý do xuất cảnh dài ngày còn yếu.
Khác: không có vấn đề về thuế hay tiền án tiền sự. Công việc hiện tại là phái cử dài hạn, không có vấn đề về tính chuyên môn và sự phù hợp với công việc.
Câu hỏi: Bị yêu cầu đến trình diện, nên chuẩn bị những gì?
Vì sao lại bị yêu cầu đến trình diện?
Vì cán bộ xét duyệt có nghi vấn nghiêm trọng về 「ý chí và tính liên tục của việc lưu trú」.
Trong hồ sơ xin gia hạn, 「tính liên tục của việc lưu trú」 được xét duyệt nghiêm ngặt. Việc lần này bị yêu cầu đến trình diện có 3 điểm sau đây.
Nghi vấn về ý chí lưu trú Do đã ở nước ngoài 7 tháng (quá nửa) trong 1 năm lưu trú, nên bị đặt nghi vấn 「liệu có thực sự có ý chí sinh sống và hoạt động tại Nhật hay không」.
Rủi ro trùng với việc chuyển việc Vì là hồ sơ xin gia hạn sau khi chuyển việc, nên ngoài việc xét sự phù hợp của công việc mới, yếu tố bất lợi là xuất cảnh dài ngày cũng cộng dồn, khiến việc xét duyệt trở nên khó khăn.
Thiếu tài liệu chứng minh Do thiếu bằng chứng khách quan (như hợp đồng xây dựng hay bản kế hoạch) cho lý do xây nhà mới, nên đương sự đang bị yêu cầu trực tiếp xác nhận sự việc và giải thích chi tiết.
Cần chuẩn bị gì trước khi đến trình diện?
Chuẩn bị tối đa tài liệu chứng minh 「tính chính đáng」 của việc xuất cảnh dài ngày và 「tính ổn định trong tương lai」.
① Tài liệu giải trình chi tiết theo trình tự thời gian (bắt buộc)
Làm rõ lý do và lịch trình xuất cảnh Tổng hợp trình tự thời gian cụ thể theo ngày và hành động: trong 7 tháng đó, khoảng thời gian nào là chuẩn bị kết hôn, khoảng thời gian nào là giám sát xây nhà mới
Hoạt động liên tục tại Nhật Nếu trong thời gian ở nước ngoài vẫn có liên lạc, thủ tục liên quan đến công việc hay sinh hoạt tại Nhật, hãy chuẩn bị sẵn để trình bày như lịch sử email
② Bổ sung tài liệu khách quan (ưu tiên cao nhất)
Tài liệu về nhà mới Dù không có hợp đồng xây dựng, hãy dùng tài liệu về dòng tiền như biên lai thanh toán, hóa đơn, lịch sử chuyển khoản ngân hàng, để chứng minh việc xây nhà mới là có thật và việc lưu trú kèm theo đó là cần thiết
Tài liệu về kết hôn Chuẩn bị thêm ảnh, tài liệu giải thích quá trình đi đến hôn nhân và tình trạng chuẩn bị sinh hoạt tại nhà mới sau khi về Nhật
③ Củng cố nền tảng sinh hoạt tại Nhật (tính chắc chắn trong tương lai)
Tính ổn định của công việc hiện tại Dù là công việc phái cử, hãy chuẩn bị tài liệu (hợp đồng, giấy chứng nhận đang làm việc...) để công ty phái cử và công ty nơi làm việc chứng nhận rằng công việc ổn định trong dài hạn
Chứng minh nộp thuế Dù không nợ thuế, hãy chuẩn bị giấy chứng nhận nộp thuế và giấy chứng nhận thuế gần nhất để nhấn mạnh lại việc đã thực hiện đầy đủ nghĩa vụ công dân
Nên có tâm thế thế nào vào ngày trình diện?
Đừng để cảm xúc chi phối, hãy trả lời một cách thành thật và logic dựa trên sự thật.
Tại buổi trình diện, dựa trên tài liệu đã chuẩn bị, cán bộ xét duyệt sẽ trực tiếp hỏi chuyện người nộp đơn.
Thành thật và logic Đừng để cảm xúc chi phối khi trả lời câu hỏi, hãy trả lời dựa trên sự thật. Đặc biệt, hãy nhấn mạnh rằng việc xuất cảnh dài ngày 「xuất phát từ lý do bất khả kháng」 và 「ý chí làm việc, sinh sống tại Nhật vẫn vững chắc」
Đi cùng chuyên gia Nếu lo lắng, có thể nhờ 行政書士 (certified administrative procedures legal specialist, gyoseishoshi) đi cùng khi trình diện. Việc có người đồng hành sẽ hỗ trợ giải thích với cán bộ xét duyệt và hỗ trợ về mặt pháp lý cho tính chính đáng của hồ sơ
Câu hỏi thường gặp
Nếu có xuất cảnh dài ngày, hồ sơ xin gia hạn sẽ bị xem xét ở điểm nào?
Đó là tính liên tục của việc lưu trú. Nếu ở nước ngoài 7 tháng trong 1 năm lưu trú, sẽ bị nghi vấn liệu có thực sự có ý chí sinh sống và hoạt động tại Nhật hay không. Với hồ sơ sau khi chuyển việc, điều này còn trùng với việc xét sự phù hợp của công việc.
Nếu không có hợp đồng xây dựng, làm sao để chứng minh việc xây nhà mới?
Có thể thay thế bằng tài liệu về dòng tiền như biên lai thanh toán, hóa đơn, lịch sử chuyển khoản ngân hàng. Hãy chuẩn bị theo hướng cho thấy việc xây nhà mới là có thật và việc lưu trú kèm theo đó là cần thiết.
Nhân viên phái cử có thể chứng minh tính ổn định công việc không?
Có thể. Hãy chuẩn bị tài liệu (hợp đồng, giấy chứng nhận đang làm việc...) để công ty phái cử và công ty nơi làm việc chứng nhận rằng công việc ổn định trong dài hạn, dù là công việc phái cử. Nên chuẩn bị thêm giấy chứng nhận nộp thuế và giấy chứng nhận thuế để an tâm hơn.
Bài viết này cung cấp thông tin chung. Quy định về nhập cảnh và cư trú có thể thay đổi, và kết quả còn tùy thuộc vào hoàn cảnh của từng người. Vui lòng xem trang web của 出入国在留管理庁 hoặc hỏi ý kiến chuyên gia có chuyên môn.
Trang này là bản dịch của Đọc bản gốc tiếng Nhật（日本語版を読む）. Khi hai bản khác nhau, bản tiếng Nhật là bản chuẩn.
