Nên chuẩn bị gia hạn visa 特定技能 từ khi nào?

Bài viết này được dịch từ bản gốc tiếng Nhật. Khi hai bản có điểm khác nhau, bản tiếng Nhật là bản chuẩn. Đọc bản gốc tiếng Nhật（日本語版を読む）

Đây là trường hợp tư vấn như thế nào?

Câu hỏi của phụ trách doanh nghiệp đang gặp khó khăn trong việc quản lý ngày hết hạn lưu trú của lao động nước ngoài diện 特定技能.

Vì sao việc quản lý thời hạn gia hạn lại quan trọng?

Vì chỉ cần quên gia hạn một lần là trở thành lưu trú bất hợp pháp, và doanh nghiệp cũng có nguy cơ bị truy cứu về 不法就労助長罪 (tội tiếp tay cho lao động bất hợp pháp).

Thời gian lưu trú của 「特定技能1号」 được quyết định là khoảng thời gian do Bộ trưởng Tư pháp chỉ định riêng cho từng người (trong phạm vi không quá 3 năm). Đây không phải là lựa chọn từ các mốc cố định như “1 năm”, “6 tháng”, “4 tháng”: có thể được chỉ định 3 năm, cũng có thể được chia theo đơn vị vài tháng. Vì thời gian khác nhau tùy từng người, nên việc mặc định một chu kỳ chung cho toàn công ty là rất nguy hiểm. (Thời gian lưu trú của 特定技能2号 là 3 năm, 2 năm, 1 năm hoặc 6 tháng.)

Dù thế nào thì cũng cần gia hạn định kỳ, và chỉ cần quên gia hạn một lần là trở thành lưu trú bất hợp pháp, doanh nghiệp cũng có nguy cơ bị truy cứu về 不法就労助長罪.

Để được cấp phép suôn sẻ, chúng tôi khuyến nghị đưa lịch trình “chu kỳ 4 tháng” sau đây thành quy tắc chuẩn trong công ty.

4 tháng trước cần làm gì?

Xác nhận ý định có gia hạn hay không, và kiểm tra đánh giá nội bộ.

1. Xác nhận ý định của chính người lao động
   Trước hết, hỏi người lao động xem họ có muốn tiếp tục làm việc cho công ty hay không. Vì 特定技能 được tự do chuyển việc, nên đây cũng là thời điểm có thể phát hiện “thực ra đang cân nhắc chuyển việc”.
2. Kiểm tra đánh giá nội bộ
   Hỏi người quản lý tại hiện trường về thái độ làm việc và mức độ thành thạo kỹ năng của người lao động. Vì gia hạn lấy tiền đề là “hợp đồng lao động được tiếp tục”, nên việc đạt được sự đồng thuận nội bộ sớm là rất quan trọng.

3 tháng trước cần xác nhận gì?

Việc tiếp nhận đơn bắt đầu từ 3 tháng trước khi hết thời gian lưu trú. Điều quan trọng nhất ở giai đoạn này là xác nhận “nghĩa vụ công”.

Việc tiếp nhận đơn bắt đầu từ 3 tháng trước khi hết thời gian lưu trú. Điều quan trọng nhất ở giai đoạn này là xác nhận “nghĩa vụ công”.

Xác nhận tình trạng nộp thuế và phí bảo hiểm

Nguyên nhân dễ dẫn đến không được cấp phép nhất khi gia hạn 特定技能 là việc chưa nộp hoặc chậm nộp 住民税 (thuế cư trú) và phí bảo hiểm xã hội của chính người lao động nước ngoài.

• Nếu người lao động tự nộp “住民税” do chính quyền thành phố/quận gửi đến, hãy kiểm tra biên lai xem có khoản nào bị quên nộp không
• Nếu có khoản chưa nộp, nguy cơ thời gian gia hạn bị rút ngắn hoặc không được cấp phép sẽ tăng lên

Chuẩn bị giấy tờ phía công ty

Chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ công như báo cáo tài chính, giấy chứng nhận nộp thuế mà công ty cần cung cấp.

2 tháng trước và 1 tháng trước làm gì?

2 tháng trước soạn đơn xin và rà soát lại hoạt động hỗ trợ, chậm nhất 1 tháng trước phải hoàn tất nộp đơn.

2 tháng trước: soạn giấy tờ và kiểm tra lần cuối

1. Rà soát lại hoạt động hỗ trợ
   Đơn xin gia hạn sẽ xem xét việc “kế hoạch hỗ trợ” (支援計画) có được thực hiện đúng hay không. Kiểm tra lại xem hồ sơ phỏng vấn định kỳ 3 tháng một lần (定期巡回記録 - biên bản tuần tra định kỳ) có được lưu giữ đúng cách không, và báo cáo có dựa trên mẫu, tiêu chuẩn mới nhất hay không.
2. Có hoạt động ngoài phạm vi cho phép hay không
   Kiểm tra lại xem người lao động có làm thêm việc khác hay không, có tuân thủ nghiêm ngặt pháp luật hay không.

1 tháng trước: nộp đơn (hạn chót)

1. “特例期間” (grace period) sau khi nộp đơn
   Chỉ cần đơn được tiếp nhận trước hạn, người lao động vẫn có thể tiếp tục làm việc tại Nhật cho đến khi có kết quả (tối đa 2 tháng), dù đã qua ngày hết hạn. Đây chính là “特例期間”.
2. Lưu giữ bản sao
   Lưu giữ bản sao “申請受付票” (phiếu tiếp nhận đơn) đã nhận được trong công ty, để có thể chứng minh bất cứ lúc nào rằng đây không phải là lao động bất hợp pháp hay lưu trú bất hợp pháp.

Gia hạn visa 特定技能 không đơn thuần là thủ tục hành chính. Đây là cơ hội giao tiếp quan trọng để định kỳ xác nhận tình hình của người lao động và trao đổi xem họ có đang tuân thủ quy định của Nhật Bản hay không. Bằng cách bắt đầu chuẩn bị từ 4 tháng trước, ngay cả khi phát hiện vấn đề như thiếu sót về thuế, vẫn có thể sửa chữa (nộp đủ) trước khi nộp đơn. Sự “dư dả” này dẫn đến việc được cấp phép chắc chắn và mang lại sự an tâm cho lao động nước ngoài.

Câu hỏi thường gặp

Bài viết liên quan

• Gia hạn thời gian visa lao động có thể làm thủ tục từ khi nào?
• Có nên chuyển từ visa 経営・管理 sang 高度専門職 không?
• Một phần 住民税 chưa nộp. Có gia hạn được 特定技能 không?
• Nên bắt đầu chuyển từ visa du học sang visa lao động vào lúc nào?

Bài viết này cung cấp thông tin chung. Quy định về nhập cảnh và cư trú có thể thay đổi, và kết quả còn tùy thuộc vào hoàn cảnh của từng người. Vui lòng xem trang web của 出入国在留管理庁 hoặc hỏi ý kiến chuyên gia có chuyên môn.
Trang này là bản dịch của Đọc bản gốc tiếng Nhật（日本語版を読む）. Khi hai bản khác nhau, bản tiếng Nhật là bản chuẩn.