Đơn xin thay đổi sang 技人国 đã 2 tháng chưa có kết quả. Chỉ còn cách chờ đợi thôi sao?

Bài viết này được dịch từ bản gốc tiếng Nhật. Khi hai bản có điểm khác nhau, bản tiếng Nhật là bản chuẩn. Đọc bản gốc tiếng Nhật（日本語版を読む）

Đây là trường hợp tư vấn như thế nào?

Một cán bộ nhân sự cho biết đơn xin thay đổi sang 技人国 của một du học sinh mới tốt nghiệp đã hơn 2 tháng vẫn chưa có kết quả.

Vì sao đã 2 tháng vẫn chưa có kết quả?

Thời gian xử lý tiêu chuẩn của đơn xin thay đổi tư cách lưu trú là 1 đến 2 tháng, nhưng từ tháng 2 đến tháng 4 là mùa cao điểm nhất.

Thời gian xử lý tiêu chuẩn do 出入国在留管理庁 (Immigration Services Agency of Japan) công bố khác nhau tùy loại thủ tục. Đơn xin thay đổi tư cách lưu trú là 1 đến 2 tháng, đơn xin cấp 在留資格認定証明書 (Certificate of Eligibility) là 1 đến 3 tháng, đơn xin gia hạn thời gian lưu trú là 2 tuần đến 1 tháng. Vì trường hợp chuyển đổi từ diện du học như lần này là đơn xin thay đổi tư cách lưu trú, nên mốc thời gian tham khảo là 1 đến 2 tháng.

Dù vậy vẫn chưa có kết quả, có thể do những lý do sau.

• Ùn tắc do đợt tuyển dụng đồng loạt của nhân viên mới tốt nghiệp　Vì hàng chục nghìn du học sinh trên cả nước cùng nộp đơn xin thay đổi trong cùng thời điểm, nên tất yếu xảy ra tình trạng xếp hàng chờ xét duyệt
• Việc xét duyệt trở nên thận trọng hơn　Nếu khi hỏi vào tháng 4 được trả lời "không thiếu tài liệu", thì có thể không phải do hồ sơ thiếu sót, mà đơn giản là đang xếp hàng chờ quyết định cuối cùng, hoặc đang được đối chiếu kỹ với các trường hợp trước đây của công ty hay của bản thân người đó

Chỉ còn cách chờ đợi thôi sao?

Không thể thúc giục, nhưng nên xác nhận thư báo có bị thất lạc không và hiểu đúng ý nghĩa của "đang xét duyệt".

Trên thực tế, rất khó để thúc giục 地方出入国在留管理局 (Regional Immigration Services Bureau) hơn mức hỏi thăm qua điện thoại. Tuy nhiên, hãy xác nhận những điểm sau.

• Xác nhận thư báo (bưu thiếp) có bị thất lạc không　Đôi khi thư báo đã được gửi đi nhưng không đến nơi do sự cố bưu điện hoặc ghi sai địa chỉ. Hãy để người đó xác nhận lại xem có thư từ 地方出入国在留管理局 chưa đến hay không
• Ý nghĩa của "đang xét duyệt"　Nếu được trả lời qua điện thoại là "đang xét duyệt", thì ít nhất đây không phải là tình trạng "đã bị từ chối và đã gửi thông báo". Nhìn theo hướng tích cực, vẫn còn khả năng được cấp phép

Nếu đến sát kỳ nghỉ liên tiếp vẫn chưa có kết quả, một cách khác là liên hệ lại với bộ phận phụ trách, trình bày với thái độ lịch sự và chân thành rằng "đã quá ngày nhập học/nhập việc, mong được biết tình hình vì liên quan đến sinh hoạt của người này".

Nhờ 行政書士 tư vấn thì có gì thay đổi?

Việc xét duyệt sẽ không nhanh hơn, nhưng có thể suy đoán lý do bị kéo dài và chuẩn bị cho tình huống xấu nhất.

Không có chuyện "行政書士 gọi điện thì việc xét duyệt sẽ nhanh hơn". Điều 行政書士 có thể làm không phải là đẩy nhanh tốc độ xét duyệt, mà là đánh giá lại nguy cơ không được cấp phép và chuẩn bị cho bước tiếp theo trong trường hợp xấu nhất. Cụ thể có những tác dụng sau.

• Đưa ra ý kiến thứ hai về nội dung hồ sơ　Bằng cách xem lại bản sao hồ sơ đã nộp, có thể suy đoán lý do thực sự khiến việc xét duyệt kéo dài (nội dung công việc ít liên quan đến chuyên ngành, tình hình tài chính công ty bị nghi ngờ...) và chủ động quyết định có nên nộp thêm tài liệu bổ sung hay không
• Giải thích pháp lý cho người đó　Chỉ cần được chuyên gia giải thích rằng "việc chậm trễ vào thời điểm này nằm trong phạm vi bình thường", sự lo lắng của người đó sẽ được giải tỏa rất nhiều
• Xác nhận lại về thời gian đặc lệ　Dù thời hạn lưu trú của tư cách 「留学」đã hết hạn, nếu hồ sơ đã được tiếp nhận thì tối đa 2 tháng vẫn có thể ở lại hợp pháp theo thời gian đặc lệ. Hiểu đúng quy tắc này sẽ giúp xóa bỏ nỗi lo sợ về tình trạng cư trú bất hợp pháp

Bộ phận nhân sự cần lưu ý điều gì?

Điều quan trọng nhất là tuyệt đối không để người đó làm việc cho đến khi được cấp phép.

1. Cấm làm việc cho đến "sau khi được cấp phép"
   Nếu vì nôn nóng mà để người đó làm việc thực tế dưới danh nghĩa 「研修」(training), đây sẽ trở thành vi phạm hoạt động ngoài tư cách lưu trú (tiếp tay cho làm việc bất hợp pháp), gây thiệt hại không thể cứu vãn cho cả công ty và bản thân người đó. Nhất định phải để người đó chờ đến khi thẻ lưu trú được đổi xong.
2. Quan tâm đến người đó
   Người đó có thể đang so sánh và buồn bã vì nghĩ "bạn nộp đơn cùng thời điểm đã được cấp phép rồi". Hãy nói với họ rằng xét duyệt là việc xử lý riêng từng hồ sơ, và việc có thứ tự trước sau dù nộp cùng thời điểm là điều bình thường.
3. Kiểm tra lại bản sao hồ sơ
   Nên chuẩn bị sẵn bản sao các giấy tờ đã nộp, và cùng chuyên gia kiểm tra lại một lần xem có yếu tố nào thực sự khiến việc xét duyệt kéo dài hay không.

Câu hỏi thường gặp

Bài viết liên quan

• Tốt nghiệp trường chuyên môn, làm nghiệp vụ kế toán, xin 技術・人文知識・国際業務 có được không?
• Đang giữ visa 技人国, có thể làm thêm công việc phụ vào cuối tuần không?
• Sa thải nhân viên đang giữ visa 技人国 thì tư cách lưu trú sẽ ra sao?
• Khi chuyển việc với 技術・人文知識・国際業務, cần những thủ tục gì?

Bài viết này cung cấp thông tin chung. Quy định về nhập cảnh và cư trú có thể thay đổi, và kết quả còn tùy thuộc vào hoàn cảnh của từng người. Vui lòng xem trang web của 出入国在留管理庁 hoặc hỏi ý kiến chuyên gia có chuyên môn.
Trang này là bản dịch của Đọc bản gốc tiếng Nhật（日本語版を読む）. Khi hai bản khác nhau, bản tiếng Nhật là bản chuẩn.